Při zpracování osobních údajů škola postupuje zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, školským zákonem a dalšími příslušnými právními předpisy.

Osobní údaje škola zpracovává pouze tehdy, pokud pro jejich zpracování existuje odpovídající právní důvod, pro stanovený účel, v nezbytném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu.

Správce osobních údajů

Základní škola Chomutov, Na Příkopech 895

Na Příkopech 895
430 02 Chomutov

IČ: 46789685
RED IZO: 600077349
Telefon: +420 474 651 418
E-mail: skola@3zscv.cz
Web: www.3zscv.cz
ID datové schránky: 2syw2ge

Škola je správcem osobních údajů ve smyslu GDPR a určuje účely a prostředky jejich zpracování.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

V záležitostech týkajících se ochrany osobních údajů je možné obracet se také na pověřence pro ochranu osobních údajů.

Mgr. David Kuhn
tel.: 601 063 651
e-mail: dpo@chomutov-mesto.cz

Pověřenec poskytuje škole odborné poradenství v oblasti ochrany osobních údajů, sleduje dodržování pravidel ochrany osobních údajů a je kontaktním místem pro subjekty údajů a Úřad pro ochranu osobních údajů.

Zpracování osobních údajů

Základní zásady

Při zpracování osobních údajů škola dodržuje zejména následující zásady:

• zákonnost, korektnost a transparentnost – osobní údaje jsou zpracovávány zákonným a transparentním způsobem,
• účelové omezení – údaje jsou shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely,
• minimalizace údajů – škola zpracovává pouze údaje, které jsou pro daný účel nezbytné,
• přesnost – osobní údaje jsou podle potřeby aktualizovány a nepřesné údaje opravovány,
• omezení uložení – osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu, po kterou jsou pro daný účel potřebné, případně po dobu stanovenou právními předpisy a spisovým a skartačním řádem školy,
• integrita a důvěrnost – škola přijímá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením nebo zneužitím.

Základní pojmy

Osobní údaj je jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, například jméno, příjmení, datum narození, kontaktní údaje, identifikační údaje, fotografie nebo jiné informace umožňující určit konkrétní osobu.

Zvláštní kategorie osobních údajů zahrnují například údaje o zdravotním stavu, biometrické nebo genetické údaje, údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, náboženském vyznání nebo další údaje uvedené v čl. 9 GDPR.

Zpracování osobních údajů představuje jakoukoli operaci s osobními údaji, například jejich získání, zaznamenání, uložení, použití, předání, zpřístupnění, změnu, omezení, výmaz nebo zničení.

Subjekt údajů je fyzická osoba, které se osobní údaje týkají – například žák, zákonný zástupce nebo zaměstnanec školy.

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro správce na základě jeho pokynů a příslušného právního vztahu.

Právní důvody zpracování osobních údajů

Škola zpracovává osobní údaje pouze tehdy, pokud pro to existuje právní důvod.

Nejčastěji jde o:

Plnění právní povinnosti

Škola zpracovává osobní údaje, pokud jí tuto povinnost ukládá právní předpis. Jde například o vedení školní matriky a další povinné školní dokumentace.

Plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci

Řada činností školy souvisí přímo s poskytováním vzdělávání a plněním úkolů, které škole ukládají nebo umožňují právní předpisy.

Plnění smlouvy

Osobní údaje mohou být zpracovávány, pokud je jejich zpracování nezbytné pro uzavření nebo plnění smluvního vztahu.

Oprávněný zájem

V odůvodněných případech mohou být osobní údaje zpracovávány také na základě oprávněného zájmu správce nebo jiné osoby, pokud nad tímto zájmem nepřevažují práva a svobody subjektu údajů.

Ochrana životně důležitých zájmů

Ve výjimečných situacích mohou být osobní údaje zpracovány, pokud je to nezbytné k ochraně života nebo zdraví subjektu údajů či jiné fyzické osoby.

Souhlas

Pokud nelze použít jiný odpovídající právní důvod a zpracování je založeno na souhlasu, musí být tento souhlas svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný.

Škola musí být schopna udělení souhlasu prokázat. Souhlas lze kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného na jeho základě před jeho odvoláním.

Škola nevyžaduje souhlas tam, kde osobní údaje zpracovává na základě právní povinnosti, při plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo na základě jiného odpovídajícího právního důvodu.

Osobní údaje zpracovávané školou

V rámci své činnosti škola zpracovává zejména osobní údaje nezbytné pro:

• vedení školní matriky,
• přijímání žáků ke vzdělávání,
• vedení dokumentace o průběhu a výsledcích vzdělávání,
• vedení třídních knih a další povinné dokumentace,
• vydávání vysvědčení a dalších dokladů,
• evidenci docházky a omlouvání nepřítomnosti,
• evidenci školních úrazů,
• zajištění školního stravování,
• činnost školní družiny a školního klubu,
• organizaci školních akcí, soutěží, olympiád, výletů, exkurzí, pobytů a dalších aktivit souvisejících se vzděláváním,
• poskytování podpůrných opatření a spolupráci se školskými poradenskými zařízeními,
• plnění povinností vůči orgánům veřejné moci,
• pracovněprávní, mzdovou a personální agendu zaměstnanců,
• ochranu majetku, bezpečnosti a oprávněných zájmů školy,
• další činnosti vyplývající z právních předpisů a poslání školy.

Konkrétní rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí vždy na účelu a právním důvodu příslušného zpracování.

Fotografie, videozáznamy a prezentace činnosti školy

Škola při zveřejňování fotografií, videozáznamů, výsledků soutěží, žákovských prací a dalších informací dbá na ochranu soukromí žáků a dalších osob.

U běžných reportážních fotografií dokumentujících činnost školy, například školní akce, výuku, soutěže, dílny, kulturní nebo sportovní vystoupení, je nutné respektovat zejména pravidla ochrany podoby a soukromí podle občanského zákoníku.

Při zveřejňování detailních fotografií jednotlivých žáků, při spojování fotografií s dalšími osobními údaji nebo při zveřejňování osobních údajů na sociálních sítích škola postupuje se zvýšenou obezřetností a podle okolností vyžaduje odpovídající svolení nebo souhlas zákonného zástupce či žáka.

Rozsah zveřejňovaných osobních údajů je vždy omezen na údaje přiměřené účelu prezentace činnosti školy.

Práva subjektů údajů

Každý subjekt údajů má v rozsahu stanoveném GDPR právo zejména:

Právo na informace

Subjekt údajů má právo být informován o tom, jakým způsobem a za jakým účelem škola jeho osobní údaje zpracovává.

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů může požádat o potvrzení, zda škola jeho osobní údaje zpracovává, a případně získat přístup k těmto údajům a souvisejícím informacím.

Právo na opravu

Subjekt údajů může požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.

Právo na výmaz

Za podmínek stanovených GDPR může subjekt údajů požadovat výmaz osobních údajů.

Právo na výmaz se však neuplatní například tehdy, pokud škola údaje nadále musí uchovávat z důvodu plnění právní povinnosti. Nelze tedy například požadovat výmaz údajů z povinné školní dokumentace, pokud jejich uchování vyžaduje právní předpis.

Právo na omezení zpracování

V případech stanovených GDPR může subjekt údajů požádat o omezení zpracování svých osobních údajů.

Právo vznést námitku

Pokud je zpracování založeno na plnění úkolu ve veřejném zájmu, výkonu veřejné moci nebo na oprávněném zájmu, může subjekt údajů za podmínek stanovených GDPR vznést proti tomuto zpracování námitku.

Právo na přenositelnost údajů

V případech stanovených GDPR má subjekt údajů právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci. Toto právo se uplatňuje pouze u některých způsobů zpracování, zejména pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně.

Právo odvolat souhlas

Je-li zpracování založeno na souhlasu, může jej subjekt údajů kdykoli odvolat.

Právo podat stížnost

Pokud se subjekt údajů domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, má právo podat stížnost u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

Jak lze uplatnit práva týkající se osobních údajů

Se žádostí týkající se zpracování osobních údajů se lze obrátit přímo na školu nebo na pověřence pro ochranu osobních údajů.

Žádost lze podat zejména:

• osobně v sídle školy,
• písemně na adresu školy,
• elektronicky na e-mail skola@3zscv.cz,
• prostřednictvím datové schránky školy 2syw2ge,
• prostřednictvím pověřence na e-mailu dpo@chomutov-mesto.cz.

Pokud bude mít škola důvodné pochybnosti o totožnosti osoby, která žádost podává, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k ověření její totožnosti. Způsob ověření bude vždy přiměřený povaze požadovaných údajů a okolnostem konkrétní žádosti.

Škola vyřizuje žádosti bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejich obdržení. V odůvodněných případech lze s ohledem na složitost a počet žádostí tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O prodloužení lhůty a jeho důvodech bude žadatel informován.

Informace a úkony související s výkonem práv subjektu údajů jsou zpravidla poskytovány bezplatně. Pokud jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména pokud se opakují, může škola za podmínek stanovených GDPR požadovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Zabezpečení osobních údajů

Škola přijímá odpovídající technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. Zejména:

• omezuje přístup k osobním údajům pouze na oprávněné osoby,
• zpracovává pouze údaje nezbytné pro stanovený účel,
• zabezpečuje elektronické informační systémy a zařízení,
• chrání listinnou dokumentaci před neoprávněným přístupem,
• zajišťuje mlčenlivost osob, které přicházejí do styku s osobními údaji,
• uchovává dokumentaci v souladu se spisovým a skartačním řádem,
• po uplynutí stanovené doby údaje bezpečně vyřazuje nebo skartuje,
• průběžně dbá na informovanost zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů.

Ochrana osobních údajů je průběžnou součástí činnosti školy a přijatá opatření jsou přizpůsobována charakteru a rozsahu zpracovávaných osobních údajů.